RANGKUMAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
BAB 1; Mengenal Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.
Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah Sistem Informasi.
Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :
1. SIA melakasanakan tugas yang diperlukan
2· Berpegang pada prosedur yang relatif standar
3· Menangani data rinci
4· Berfokus historis
5· Menyediakan informasi pemecahan minimal
Fungsi penting yang dibentuk Sistem Informasi Akuntansi pada sebuah organisasi antara lain :
1· Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
2· Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
3· Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Subsistem Sistem Informasi Akuntansi memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari 3 subsistem:
1· Sistem pemrosesan transaksi, mendukung proses operasi bisnis harian.
2· Sistem buku besar/pelaporan keuangan, menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.
3· Sistem pelaporan manajemen, yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.
Berbagai transaksi non keuangan yang tidak bisa diproses oleh Sistem Informasi Akuntansi biasa, diproses oleh Sistem Informasi Manajemen. Adapun perbedaan keduanya adalah :
1· SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan
2· SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi
Sebuah Sistem Informasi Akuntansi menambah nilai dengan cara:
1· Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
2· Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
3· Meningkatkan efisiensi
4· Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
5· Meningkatkan sharing knowledge
6· Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan
komponen Sistem Informasi Akuntansi antara lain :
1· Spesialis Informasi
2· Akuntan
Contoh Sistem Informasi Akuntansi sebagai pusat informasi perusahaan:
1· Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut
2· Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP.
Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.
Kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.
Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :
1· Pentingnya komunikasi antar departemen yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.
2· Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.
Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Akuntansi dibedakan menjadi 2, yaitu :
1· Informasi Akuntansi keuangan, berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.
2· Informasi Akuntansi Manajemen, berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.
Sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna.
Adapun kerangka kerja sistem informasi dibagi menjadi 2 yang utama yaitu : Sistem Informasi Manajemen dan Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah Sistem Informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah Sistem Informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :
1· Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
2· Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
3· Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
SIA terdiri dari 3 subsistem:
1· Sistem pemrosesan transaksi
mendukung proses operasi bisnis harian.
1· Sistem buku besar/ pelaporan keuangan
menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.
1· Sistem pelaporan manajemen
Yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.
Untuk memahami bagaimana SIA bekerja, perlu untuk menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut :
1· Bagaimana mengoleksi data yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?
2· Bagaimana mentransformasi data kedalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi?
3· Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?
Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:
1· Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
2· Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
3· Meningkatkan efisiensi
4· Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
5· Meningkatkan sharing knowledge
6· menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan
Lingkup system informasi akuntansi
System informasi akuntansi adalah suatu subsistem dari SIM yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi. Contoh, jumlah jam kerjankaryawan bisa penting untuk penjadwalan produksi maupun akuntansi penggajian. Tingkat upah dan jumlah potongan bisa penting untuk personalia dan juga akuntan.
Banyak perusahaan kini berusaha untuk mengkonversi system informasi mereka yang terpencar menjadi system perencanaan sumber daya perusahaan(enterprise resource planning---ERP system). ERP adalah suatu system menejemen yang mengintegrasikan semua aspke proses bisnis perusahaan. Sebagai hasilnya, SIM menjadi system informasi tunggal yang besar.
Penggunaan system informasi akuntansi
Apa yang dikerjakan SIA dan memberikan lima macam penggunaan informasi akuntansi, yaitu :
1. Membuat laporan eksternal
Laporan jenis ini mengikuti suatu struktur yang ditetapkan oleh organisasi organsisasi seperti Financial Accounting Standards Board---FASB (Dewan STandar Akuntansi Keuangan AS). Oleh karena bentuk dan isi yang di tetapkan untuk \laporan laporan ini secara relative tetap dan sama untuk banyak organsisasi, para pemasuk peranti lunak akuntansi yang mengotomatisasikan sebagian besar proses pelaporan. Hasilnya, laporan laporan eksternal dapat dihasilkan dengan jauh lebih cepat dan lebih mudah dibandingkan dengan dimasa lalu.
2. Mendukung Aktifitas Rutin
Para manajer memerlukan satu system infomtasi akuntansi untuk menangani operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan itu. Seperti scanner untuk memindai kode produk, meningkatkan efisiensi dan proses bisnis.
3. Mendukung Pengambilan Keputusan
Misalnya, mengetahui produk produk yang penjualannya bagus dan pelanggan mana yang paling banyak melakukan pembelian. Informasi ini sangat penting untuk merencanakan produk baru, memutuskan produk produk apa yang harus ada di persediaan, dan memasarkan produk kepada parqa pelanggan.
4. Perencanaan dan Pengendalian
Para perencana dapat menggunakan data mining (penggalian data dengan menggunakan peranti lunak untuk mencari oenyimpanan yang besar sari data historis) untuk mengungkapkan tren jangka panjang.
5. Menerapkan Pengendalian Internal
Pengendalian iternal mencakup kebijakan, prosedur, dan system informasi yang digunakan untuk melindungi asset aste perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan untuk meme;ihara keakuratan data keuangan. Contoh, menggunakan kata sandi atau password untuk mencegah individu lain memiliki akses ke format data entri dan laporan yang tidak diperlukan.
Aplikasi dan Peranti Lunak Akuntansi
Aplikasi adalah program komputer yang digunakan untuk memenuhi keperluan kerpeluan tertentu. Peranti lunak pengolah kata (word processing) dan lembar kerja elektronik (electronic spreadsheet) adalah contoh aplikasi. Aplikasi aplikasi akutansi menyediakan informasi yang diperlukan untuk kelima penggunaan yang disebutkan pada bagian sebelumnya.
Aplikasi-aplikasi akuntansi dikelompokkan menurut siklus transaksi. Contoh, aplikasi siklus perolehan membantu para pengguna menentukan apa dan dan kapan untuk membeli, membuar pesanan pembelian, mencatat faktur p-embelian, dll. Interaksi antara system informasi akuntansi dan seorang pengguna terdiri atas;
1. Pencatatan kejadian
2. Pengentrian informasi tentang pemasok
3. Pencetakan dokumen
4. Pencetakan laporan
5. Pelaksanaan permintaan informasi khusus untuk suatu maksud.
Off-the-shelf software adalah prtanti lunak komersial yang siap pakai dan tersedia untk dijual kepada masyarakat umum.
Peran Akuntan dalam Hubunngannya dengan SIA
1. Akuntan Sebagai Pengguna
2. Akuntan Sebagai Manajer
3. Akuntan Sebagai Konsultan
4. Akuntan Sebagai Evaluator
Akuntan menyediakan jasa evaluasi yang berokus pada system informasi akuntansi. Antara lain; Auditor Internal, Auditor Eksternal, Peran Evaluatif lainnya.
5. Akuntan Sebagai Penyedia Jasa AKuntansi dan Perpajakan.
BAB 2; PROSES BISNIS DAN DATA SIA
PROSES DAN KEJADIAN BISNIS
Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama:
- Siklus Pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle) mengacu pada proses pembelian barang dan jasa.
- Siklus Konversi (conversion system) mengacu pada proses pengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang barang dan jasa.
- Siklus Pendapatan (revenue cycle) mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk pelanggan.
SIKLUS PENDAPATAN;
1. Merespon permintaan informasi dari pelanggan
2. Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa di masa mendatang
3. Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan
4. Menagih pelanggan
5. Melakukan penagihan uang
6. Menyetorkan uang kas ke bank
7. Menyusun laporan
SIKLUS PEMEROLEHAN;
1. Mendiskusikan dengan para pmasok
2. Memproses permintaan
3. Menbuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang atau jasa di masa mendatang
4. Menerima barang atas jasa dari pemasok
5. Mengakui klaim atas barang dan jasa yang diterima
6. Memilih faktur faktur yang akan dibayar
7. Menulis cek
PENGIDENTIFIKASIAN KEJADIAN DALAM PROSES BISNIS
Para akuntan harus terbiasa dengan proses bisnis sebelum mereka dapat mengevaluasi atau mendesain satu system informasi akuntansi.
Pedoman Mengakui Kejadian
1. Kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuiah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas.
2. Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan suatu agen internal.
3. Kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal le agen yang lain
4. Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjurkan kemudian oleh agen internal yang sama. Setelah interupsi, seseorang diluar organisasi atau prose situ mungkin memulai proses tersebut. Sebagai alternative, prose situ dapat dilanjutkan pada suatuwaktu yang sudah dijadwalkan.
5. Gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu.
PENGORGANISASIAN DATA DALAM SIA
Sistem Manual untuk Siklus Pendapatan dan Buku Besar;
1. Kejadian yang mempengaruhi buku besar
2. Pengorganisasian data dengan menggunakan dokumen sumber, jurnal, dan buku besar.
Arsip dalam SIA yang Terkomputerisasi
Bagaimana cara data di simpan dan diorganisasi dalam suatu system yang terkomputerisasi.
JENIS JENIS FILE DAN DATA
Dua jenis penting dari file data adalah: nfile induk dan file transaksi.
1. File Induk
Ciri ciri file induk;
- File induk menyimpan data yang relative permanen. Contohnya:
a. File persediaan
b. File pelanggan
c. File karyawan
- File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi individual
- Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.
a. Data acuan adalah data deksriptif yang relative permanen dan tidak diperngaruhi oleh transaksi.
b. Data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan pengiriman terjadi.
SIA biasanya berisi file induk mengenai tiga jenis entitas: barang dan jasa, agen agen eksternal, dan agen agen internal.
- Barang/jasa : barang/jasa diperoleh, dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus pemerolehan dan pendaoatan organisasi.
- Agen eksternal : orang orang atau unit organisasi yang berada di luar perusahaan. Contohnya pelanggan, pemasok, dan bank.
- Agen internal : orang orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian di dalam suatu proses bisnis.
2. File Transaksi
Cirri cirri file transaksi :
- File transaksi menyimpan data tentang kejadian. Contoh:
a. Pesanan
b. Pengiriman
c. Penagihan kas
- File transaksi biasanya mencakup suatu field untk tanggal transaksi.
- File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga.
- Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu di dalam siklus pendapatan dan pemerolehan.
KEJADIAN DAN AKTIVITAS
Tiga jenis aktivitas yang akan membantu memahami SIA:
- Pencatatan
Mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan/atau penyimpanan data kejadian dalam file transaksi
- Pembaruan
Mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar di suatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian.
- Pemeilharaan file
Aktivitas pemeliharaan file menangkap dan mengorganisai dara acuan tentang file induk. Aktivitas ini mencakup menambahkan records induk, mengubah data acuan di dalam records induk, dan menghapus records induk.
BAB 3; MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI
Diagram Aktivitas UML
Ada beberapa teknik untuk mendokumentasikan dokumen bisnis. Missal, unified modeling language(UML) adalah suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memmemvisualisasikan, membangun, dan mengdokumentasikan suatu system informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi objek oleh Grady Booch, Jim Rumbaugh, dan Ivan Jacobson.
Diagram aktivitas UML dan peta mempunyai beberapa karakteristik umum, yaitu:
- Peta maupun diagram aktifitas menyediakan representasi informasi grafis yang lebih mudah dipahami dibandingkan dengan urutan naratif
- Diagram aktivitas menggunakan lambing standar untuk menunjukksn berbagai unsur dari suatu proses bisnis.
- Peta dan diagram aktivitas dibuat oleh ahlinya tapi tetap bisa dibaca oleh para pemakai dengan sedikit pelatihan
- Dapat menyediakan gambaran tingkat tinggi, seperti halnya juga yang tingkat rendah.
Overview Activity Diagram dan Diagram Detailed Activity
Organisasi diagram aktivitas ada dua jenis, yaitu:
- Overview Diagram : menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian kejadian penting, urutan uirutan kejadian, dan aliran informasi antar kejadian
- Detailed Diagram: sama dengan peta dari sebuah kota, menyediakan suatu penyajian yang lebih detail dari aktivitas yang berhubugan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukkan pada overview diagram
-
Overview Acitivity Diagram
1. Memahami Overview Activity Diagram
2. Membuat Overview Activity Diagram
Detailed Activity Diagram
1. Memahami Detailed Activity Diagram
Detailed Actvity Diagram menunjukan informasi mengenai aktvitas dalam suatu kejadian spesifik.
2. Membuat Detailed Activity Diagram
Symbol yang di gunakan dalam overview activity diagram dan detailed activity diagram adalah sama. Perbedaan utama adalah bahwa segi empat panjang pada detailed activity diagram menunjukkan aktivitas, bukan kejadian.
BAB 4; MENGIDENTIFIKASI RESIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS
Pengendalian Internal dan Peran Akuntan
Pengendalian internal adalah suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya yang dirancang untuik memberikan kepastian yang beralaskan terkait dengan pencapaian sasaran katagori sebagai berikut: evektifitas dan efesiensi operasi, keandalan pelaporan keuangan, dan ketaatan terhadap hokum dan peraturan yang berlaku. Berikut merupkan sebagian pemahaman yang baik mengenai pengendalian internal:
- Tanggung jawab manajer atas pengendalian internal mengharuskan manajemen untuk membuat sebuah pertanyaan yang menjelaskan dan menilai system pengendalian internal perusahaan.
- Pengguna juga harus memahami pengendalian internal perusahaan sehingga dapat diterapkan dengan tepat.
- Akuntan juga memiliki peran penting sebagai perancang prosedur pengendalian internal yang mendorong ketaatan terhadap peraturan dan sasaran perusahaan.
- Auditor internal dan auditor eksternal harus memahami system pengendalian internal. Auditor internal memainkan peran oenting dalam mengembangkan laporan manajemen. Auditor eksternal memahami pengendalian internal
Kerangka Kerja dalam Mempelajari Pengendalian Internal : Komponen dan Sasaran Pengendalian Internal
1. Komponen Pengendalian Internal
2. Sasaran Pengendalian Internal, mencakup:
- efektivitas dan efesiensi operasi
- Keandalan pelaporan keuangan
- Ketaatan terhadap hokum dan peraturan yang berlaku.
Sasaran pengendalian internal diklasifikasikan menjadi empat sasaran, yaitu:
- Sasaran pelaksanaan
- Sasaran system informasi
- Sasaran perlindungan asset
- Sasaran kinerja.
Penentuan Resiko
1. Penentuan Resiko Pelaksanaan: Siklus Pendapatan
Resiko pelaksanaan mencakup resiko tidak tepatnya pelaksanaan transaksi.
2. Penentuan Resiko Pelaksanaan: Siklus Pemerolehan
3. Peneitian Resiko Sistem Informasi, meliputi :
- Pencatatan resiko
- Memperbarui resiko
- Memvisualisasikan resiko pencatatan dalam system informasi terkomputerisasi
- Mengidentifikasi resiko pembaruan
-
Pencatatan dan Pembaruan di Sistem Buku Besar
1. Resiko dalam Mencatat dan Memperbarui Informasi padqa Sistem Buku Besar
Salah satu resiko adalah bahwa akun buku besar salah dicatat dan bahwa jumlah debit kredit bisa saja salah.
2. Resiko Pengendalian
Evaluator harus memperhatikan cara cara untuk mengendalikan resiko. Perusahaan biasanya meminta bantuan akuntan, auditor ksternal, atau auditor internal untuk mengevaluasi pengendalian dan meminta pendapat pengendalian tambahan jika diperlukan.
Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi resiko dalam rangka mencapai tujuan organsisasi.
1. Pengendalian Arus Kerja
- Pemisah Tugas
Merupakan konse[ dalam mndesain aktivitas pengendalian internal. Biasanya, agar kecurangan terjadi ketika karyawan memerlukan akses ke asset maupun kemampuan untuk menyembunyikan kecurangan dalam record organisasi. Missal: pemisahan antara pelayan dan staf dapur; dan pemisahan antara pelayan dan kasir.
- Penggunaan Informasi Mengenai Kejadian sebelumnya untuk Mengendalikan Aktivitas.
a) Informasi dari dokumen
Sebagai contoh, meskipun karyawan yang sama menerima pesanan dan memasak makanan, informasi dari pesanan tsb akan membantu mengendalikan kesalahan pada kejadian memasak.
b) Informasi dari komputer
- Urutan Kejadian yang Diharuskan
Misalnya seorang dokter mungkin mengharuskan pengumpulan informasi asuransi sebelum memeriksa pasien.
- Menindaklanjuti Kejadian
Organisasi harus memiliki cara otomatis atau manual untuk menlaaj transaksi yang belum di simpulkan.
- Dokumen Beromer Urut
- Pencatatan Agen Internal yang Bertanggung Jawab atas Kejadian dalam Suatu Proses
- Pembatasan Akses ke Aset dan Informasi
Misalnya, gudang hanya terbuka untuk karyawan yang mengambil, mengirim, dan menerima barang.
- Rekonsilisasi Catatan degan Bukti Fisik Aset
Aktivitas ini digunakan oleh organisasi untuk memastikan bahwa kejadian dan data file induk yang tercatat sesuai dengan asset yang sebenarnya.
